Manajemen Kearsipan Pemilu yang Smart : Menuju Pemilu dan Pemilihan Yang Akuntabel

BANDUNG - Rabu tanggal 03 November 2021, Ketua Bawaslu Kota Bandung serta Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran menghadiri undangan KPU Kota Bandung  yang melaksanakan Rapat Teknis Manajemen Kearsipan Pemilu yang Smart dan  Akuntabel dalam Mendukung Kinerja dan Warisan Dokementer, yang pada kegiatannya membahas hal-hal teknis terkait pengarsipan dan warisan dokumen

Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengklasifikasikan arsip-arsip terutama yang retensinya sudah habis dipemilihan yang akan dating, mengingat Gudang KPU Kota Bandung sudah tidak mencukupi atau apabila memiliki nilai ekonomis dapat dilakukan pelelangan sesuai dengan peraturan-peraturan yang berlaku.

Dalam pembukaan, Suharti (Ketua KPU Kota Bandung) menyampaikan bahwa pemilu adalah warisan sejarah yang nanti akan diturunkan dan dibutuhkan pada masa pemilihan mendatang. Jika berbicara tentang arsip, ini bukan hanya arsip KPU tapi seluruh penyelenggara dan stakeholder dan Partai Politik. Semua Lembaga penyelenggara dapat mengarsipkan masing-masing data untuk memudahkan pencarian data yang diperlukan dikemudian hari.

Dalam kegiatan tersebut turut diundang 2 (dua) orang yang menjadi Narasumber. Yakni Dr. Ferry Kurnia serta Drs. Medi sebagai perwakilan Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kota Bandung. Dalam penyampaiannya, Ferry Kurnia menjelaskan data kelola pemilu di Indonesia meliputi:

1. Tata Hukum (Hukum Pemilu)
2. Penyelenggara
3. Tahapan/electoral process (Persiapan, Logistik, Kampanye)
4. Penegakan Hukum Pemilu.

“Ketika tahapan sudah dimulai maka dokumentasi sudah dimulai bagi seluruh stakeholder, yang mana dokumentasi tersebut harus terarsipkan secara Fisik maupun digital”, ungkap Ferry Kurnia

Medi dalam penyampaiannya menjelaskan bahwa arsip digital  bertujuan agar arsip atau data informasi dapat diakses dengan mudah oleh sistem computer apabila diperlukan dikemudian hari. Juga merupakan salah satu strategi kelestarian arsip masa kini. Agar arsip dapat dipelihara dan dijaga di local repostary atau cloud storage. Tapi tidak serta merta arsip fisik dapat dimusnahkan, namun harus tetap dikelola.

Saat sesi tanya Jawab Ketua Bawaslu Kota Bandung menyampaikan sangat mengapresiasi kegiatan ini dan diharapkan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung dapat bekerja sama dan melaksanakan kegiatan bimtek tata kelola kearsipan di internal Bawaslu Kota Bandung.